Что такое этапы и модель процесса коммуникации?

Каждый раз, когда два или более человека обмениваются сообщениями, они участвуют в основном процессе общения. Звучит просто, не правда ли? Однако процесс общения на самом деле довольно сложен. Он не только состоит из нескольких компонентов, но и на ясность и контекст сообщения могут влиять как положительно, так и отрицательно несколько факторов.

Важно понимать процесс коммуникации, чтобы иметь возможность эффективно общаться и избегать неправильного толкования. В этой статье мы рассмотрим компоненты коммуникации и модель коммуникационного процесса. Затем мы рассмотрим организационные коммуникационные подходы и процессы. Наконец, мы обсудим процесс общения по электронной почте.

Оглавление

• 1 Компоненты коммуникации
  • 1.1 Контекст
  • 1.2 Отправитель / кодировщик
  • 1.3 Сообщение
  • 1.4 Средний
  • 1.5 Приемник (декодер)
  • 1.6 Обратная связь
• 2 Модель коммуникационного процесса
  • 2.1 Пять основных шагов в модели коммуникационного процесса
• 3 Подходы и процессы организационной коммуникации
  • 3.1 Процесс связи по электронной почте
  • 3.2 Сохраняйте краткость электронной почты
• 4. Вывод
  • 4.1 Похожие сообщения

Компоненты коммуникации

Коммуникация - это процесс обмена вербальными и невербальными сообщениями. Мы можем идентифицировать коммуникацию, определяя ее компоненты следующим образом:

Контекст

Контекст - это среда, в которой происходит общение, и включает организацию, культуру и сообщество. Кроме того, внешние стимулы, такие как встречи, случайные разговоры, электронные письма, записки и т. Д., И внутренние стимулы, такие как мнения и эмоции, влияют на контекст. Только если рассматривать все аспекты контекста, можно эффективно общаться.

Отправитель / кодировщик

Отправитель использует комбинацию слов, символов, графиков и изображений для общения. Говорящий является кодировщиком устного общения, а писатель - кодировщиком письменного общения.

Сообщение

Информация, которой обмениваются отправитель и получатель, создает сообщение, намеренное или непреднамеренное. Отправитель сообщения должен учитывать контекст, чтобы сообщение было понятным. Кроме того, сообщение должно содержать ясный язык, с любыми необходимыми определениями, примерами или графикой для обеспечения понимания.

средний

Носитель - канал, по которому отправляется сообщение - может быть электронным, звуковым или печатным. На выбор среды влияют:

• Отношения между отправителем и получателем
• Характер сообщения

Используйте устный носитель, если ваше сообщение срочно, личное или когда требуется немедленная обратная связь. Используйте письменный носитель, если он носит технический, формальный характер или требует документального оформления.

Приемник (декодер)

Слушатель или читатель сообщения интерпретирует сообщение. На получателя влияет контекст, а также внешние и внутренние раздражители. Если у получателя есть предвзятые мнения или неправильные представления, сообщение может быть принято неправильно. Отношение и личность также влияют на получателя.

Обратная связь

Обратная связь - это ответ получателя - его реакция на сообщение. Молчание может быть формой обратной связи, или получатель может ответить устно или письменно. Обратная связь используется для подтверждения того, что сообщение было понято и были предприняты все необходимые действия.

Все компоненты должны эффективно работать вместе, чтобы процесс коммуникации был полным и передавал намеченное сообщение.

Модель коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс относится к обмену информацией (сообщением) между двумя или более людьми. Чтобы этот обмен был успешным, обе стороны должны иметь возможность обмениваться информацией и понимать друг друга. Связь не работает, если поток информации заблокирован по какой-либо причине или если те, кто пытается общаться, не могут объяснить себя. Чтобы понять, что такое коммуникация - ее цель и ценность - мы должны понять модель процесса коммуникации.

Пять основных шагов в модели коммуникационного процесса

Шаг 1 Установите цели перед тем, как начать общение или передать сообщение.

• Каковы цели?
• Какое действие должен предпринять человек, получивший сообщение, когда он его поймет?
• Почему сообщение важно?

Шаг 2 Определите получателей (целевую аудиторию) вашего сообщения.

• Дает возможность адаптировать ваше сообщение для оптимального понимания.
• Позволяет выбрать тех, кто подходит для получения вашего сообщения.

Шаг 3 Выберите свой способ связи.

• Основывайте свой выбор на том, чего вы пытаетесь достичь.
• Учитывайте уровень квалификации получателя (ов).
• Выберите подходящую форму, например телефон, электронную почту, презентацию в Power Point и т. Д.

Шаг # 4 Рассмотрите свой приемник (и).

• Ваш уровень компетентности и понимания получателя (ов).
• Как они лучше всего усваивают и получают информацию: визуально, устно и т. Д.
• Комбинируйте методы коммуникации, чтобы удовлетворить потребности всех получателей, то есть раздаточные материалы с устными объяснениями.

Шаг # 5 Согласуйте свое сообщение с полученными отзывами.

• Ищите консенсус понимания
• Измените свое сообщение, тип общения, стиль, тон и т. Д. По мере получения отзыва.

На процесс коммуникации может влиять то, как информация передается, принимается и интерпретируется двумя способами:

• Шум . Любые помехи, влияющие на отправляемое, получаемое или понимаемое сообщение.
• Физиологический шум. Отвлечение, вызванное тем, как мы думаем и чувствуем, например, усталостью, головными болями, голодом или другими факторами.
• Физический шум . Помехи окружающей среды, такие как шум, создаваемый другими людьми, толпа, высокие или низкие температуры, яркое или тусклое освещение.
• Психологический шум . Чувства и личность человека влияют на то, насколько эффективно общение и интерпретация, то есть защитные чувства, озабоченность или предубеждения.
• Семантический шум . Слова должны быть взаимно понятными, чтобы происходило общение. Технический язык или жаргон могут вызвать путаницу.
• Контекст . Окружение и ситуация - физическая, культурная или социальная - в которой происходит общение, могут повлиять на успешный обмен информацией.

Модель процесса коммуникации помогает нам определить, кто участвует в коммуникации и что должно происходить. Это основа, на которой мы можем построить успешную индивидуальную и организационную коммуникацию.

Подходы и процессы организационной коммуникации

Хотя существует множество определений организационной коммуникации, для наших целей мы определим организационную коммуникацию как отправку и получение сообщений в определенных условиях или среде (организации) для достижения общих, индивидуальных целей между взаимосвязанными людьми.

Процесс организационной коммуникации включает отправку и получение сообщений в письменной форме (невербально) или лично (устно). Во многом организационная коммуникация связана с передачей информации. Однако более сложное общение, такое как разрешение конфликтов, требует способности обрабатывать смысл и вести переговоры, используя правила организации.

Независимо от того, считается ли общение простым или более сложным, для понимания, сообщение должно быть ясным, кратким и избегать выражений политической или культурной маргинализации. Организации должны моделировать эффективные коммуникативные навыки в:

• Интервью
• Создание позитивных рабочих отношений
• Оценки производительности
• Решение конфликта
• Принятие решения
• Стресс-менеджмент
• Организационная социализация
• Индивидуальные и групповые презентации
• Общение с внешней общественностью

Организационная коммуникация зависит от контекста и культуры, поскольку люди передают сообщения и информацию в письменном, электронном и личном виде. Природа и функция (контекст) организации влияют на общение. Кроме того, у каждой организации своя уникальная культура. Чтобы коммуникация в организации была успешной, контекст и культура должны совпадать и работать вместе.

Организационная коммуникация строит отношения внутри организации с членами организации и с внешней общественностью. Успех организации зависит от способности ее членов эффективно общаться. Сотрудникам необходимы навыки публичных выступлений, слушания и межличностного общения, чтобы успешно общаться в организации. Успешная организация обеспечит обучение, чтобы обеспечить успех своих сотрудников.

Организационная коммуникация приносит пользу организациям несколькими способами:

• Адаптация персонала к изменениям
• Выполнение задач процедур, политик и правил, поддерживающих непрерывную повседневную работу
• Выполнение задач, связанных с конкретными ролями и обязанностями отдела продаж, обслуживания и производства.
• Развитие отношений для успешного общения с учетом удовлетворенности работой, морального духа и индивидуального отношения
• Планирование, координация и контроль управленческих операций

Важно понимать организационные коммуникационные подходы и процессы для развития и совершенствования коммуникации сотрудников. Каждая организация должна определить свой собственный подход к эффективному обмену информацией, определяя процессы, которые они будут внедрять для улучшения как внутренней, так и внешней коммуникации.

Для успешной повседневной деятельности организации должны иметь компетентных коммуникаторов. От веб-сайта компании до справочника для сотрудников и собеседования при увольнении - все аспекты коммуникации в организации должны работать вместе, чтобы донести до внутреннего и внешнего персонала намерения, культуру и обязательства организации.

Процесс связи по электронной почте

Электронная почта - это выбор, который многие делают в качестве средства доставки сообщения. Хотя он быстрый и относительно простой в использовании, необходимо убедиться, что они понимают процесс и цель общения по электронной почте, чтобы использовать его эффективно.

Электронная почта состоит из пяти компонентов:

# 1 Отправитель

Для успешного общения по электронной почте отправитель (также называемый источником или коммуникатором) кодирует сообщение с помощью комбинации графиков, символов, слов и изображений для достижения желаемого ответа.

# 2 Получатель

Получатель (переводчик) понимает сообщение электронной почты отправителя, декодируя и интерпретируя его.

# 3 Сообщение

Сообщение или содержание электронного письма - это информация, которую отправитель хочет передать получателю.

# 4 средний

Среда, также называемая каналом, является средством передачи сообщения. В случае электронной почты средством коммуникации является компьютер или сотовый телефон.

# 5 Отзыв

После того, как электронное письмо было успешно отправлено, получено и понято, любой ответ, указывающий на понимание получателя - устный или письменный - считается обратной связью. Обратная связь помогает нам определить, достигли ли мы своей цели.

Электронная почта позволяет легко общаться с другими людьми в любое время и в любом месте, особенно с появлением смартфонов. Кроме того, получатель может ответить немедленно. Однако, наряду с преимуществами этого метода общения, возникают некоторые проблемы. Мы должны помнить, что электронная почта является средством коммуникации, и не позволять ей управлять нашими действиями, а скорее использовать ее для достижения наших коммуникационных целей. Сделать это:

Держите электронную почту краткой

Люди ожидают, что общение по электронной почте будет прямым и точным. Первые несколько строк должны передать намерение вашего электронного письма и сообщить получателю, если ответ будет необходим, поскольку многие системы позволяют получателю прочитать начало письма перед его открытием.

• Будьте профессионалом. Неважно, кому адресована ваша электронная почта - вашему начальнику, менеджеру по найму или коллеге - ваш контент должен быть профессиональным по содержанию и составу. Не используйте текстовый жаргон, смайлики, непонятные шрифты или графику, которые не являются частью разговора. Это снижает вероятность того, что ваш контент будет прочитан и воспринят серьезно.
• Будьте вежливы. Никогда не начинайте свое электронное письмо с команды, используйте приветствие, например «Привет» и имя получателя. Избегайте использования заглавных букв или восклицательных знаков, так как это означает крик. В конце письма поставьте «Спасибо» и укажите свое имя.
• Не позволяйте электронной почте заменять личное общение. Некоторые разговоры лучше работают при личной встрече. Не используйте электронную почту, чтобы избежать личного общения. Если электронная почта не лучший вариант для общения, выберите альтернативный способ. Чтобы электронная почта была эффективной, она должна быть четкой, краткой и понятной. Следующий процесс общения по электронной почте помогает гарантировать, что ваша электронная почта является эффективным средством связи.
• Определите цель вашего электронного письма. Это поможет вам решить, стоит ли вам вообще беспокоиться об отправке сообщения. Убедитесь, что ваша цель четко сформулирована в первом абзаце.
• Определите, какие действия вы хотите предпринять получателю электронного письма
• Выполните задачу, т.е. позвонить кому-нибудь или что-то заказать.
• Ответьте с запрошенной информацией.
• Прочтите письмо, ответа не требуется.
• Решите, нужна ли вам дополнительная информация. Найдите и приложите всю вспомогательную документацию или информацию.
• Используйте строку темы, чтобы резюмировать намерение вашего сообщения. Заполните строку темы после составления электронного письма. Убедитесь, что содержание вашего сообщения обобщено, так как это побуждает получателя открыть ваше сообщение и ответить на него.

Электронная почта играет важную роль в повседневной работе, обогащая и облегчая бизнес благодаря возможности обмениваться информацией независимо от места и времени. Однако сотрудники часто жалуются на большой объем электронных писем, которые они получают, и в отношении которых они должны принять меры. Кроме того, возможность использовать электронную почту в любое время означает, что сотрудники часто отвлекаются от работы, прерываясь корпоративной электронной почтой. Сотрудникам необходимо чувство личного контроля, чтобы избежать стресса, связанного с работой, и это распространяется на способность получать электронные письма и отвечать на них, если и когда это необходимо.

Вывод

Коммуникация - это процесс передачи и получения сообщений, как вербальных, так и невербальных. Поскольку эффективное общение - это диалог, а не монолог, оно эффективно только в том случае, если оно приносит желаемый ответ от получателя. Чтобы быть успешным коммуникатором, нужно адекватно передавать информацию, мысли и чувства таким образом, чтобы мотивировать, учить и информировать других. Необходимо выбрать лучший носитель, знать получателя и использовать обратную связь, чтобы отслеживать эффективность коммуникации и соответствующим образом изменять ее. Использование информации и инструментов в этой статье может помочь понять и использовать процесс коммуникации, чтобы стать эффективным коммуникатором.